Faire passer chaque tâche par l'entonnoir de focalisation
Avant d'optimiser une tâche, il faut d'abord se demander si elle mérite d'être éliminée, automatisée ou déléguée.
Hyatt propose un processus séquentiel, qu'il nomme l'entonnoir de focalisation, pour traiter chaque tâche récurrente : se demander d'abord si elle peut être purement éliminée, puis, si elle demeure nécessaire, si elle peut être automatisée par un outil ou un système, et enfin, si elle exige encore une intervention humaine, si elle peut être déléguée à quelqu'un d'autre.
Ce processus s'oppose à un réflexe courant qui consiste à vouloir immédiatement optimiser ou accélérer chaque tâche telle qu'elle se présente, sans se demander au préalable si elle mérite seulement d'exister sous sa forme actuelle. Une tâche efficacement exécutée mais inutile reste, selon Hyatt, un gaspillage de temps plus grave qu'une tâche utile mal exécutée.
Ce n'est qu'après avoir traversé les trois premiers filtres de l'entonnoir, élimination, automatisation, délégation, qu'une tâche restant réellement à la charge de la personne mérite qu'on y consacre un effort d'optimisation personnelle, une discipline qui garantit que le temps personnel n'est engagé que sur ce qui a véritablement besoin d'une intervention directe.
Exemples concrets
Éliminer avant d'optimiser un rapport hebdomadaire
Un manager qui passait chaque semaine une heure à peaufiner un rapport interne découvre, en le questionnant, que personne ne le lisait réellement en détail depuis des mois, et l'élimine purement et simplement plutôt que de continuer à en améliorer la forme.
Automatiser avant de déléguer une tâche répétitive
Une gestionnaire qui envisageait de confier à une assistante l'envoi manuel de confirmations de rendez-vous découvre qu'un outil automatisé peut accomplir cette tâche sans intervention humaine, une solution qu'elle adopte avant même d'envisager la délégation, économisant ainsi un temps de coordination supplémentaire.
Pour aller plus loin
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