Organiser les tâches par contexte
Regrouper les actions selon le lieu, l'outil ou la situation nécessaire pour les accomplir facilite leur exécution.
Allen propose d'organiser les prochaines actions non pas uniquement par projet ou par échéance, mais aussi par contexte : les tâches qui nécessitent un ordinateur, celles qui demandent un appel téléphonique, celles à faire lors d'un déplacement, ou celles à traiter avec une personne précise lors de leur prochaine rencontre. Ce classement permet, dans une situation donnée, de consulter uniquement les actions réalisables dans ce contexte précis, plutôt que de parcourir une liste générale non pertinente pour le moment présent.
Cette organisation par contexte réduit la charge de décision au moment d'agir : disposer d'un moment libre avec accès à un téléphone, on consulte directement la liste des appels à passer, sans avoir à trier mentalement l'ensemble de ses engagements pour identifier ce qui est faisable dans l'instant.
Ce principe s'accompagne généralement d'une liste séparée pour les projets en cours, qui répertorie les objectifs à plusieurs étapes, régulièrement revus pour s'assurer que chacun dispose bien d'une prochaine action clairement identifiée dans le système de contextes.
Exemples concrets
La liste des appels en attente d'un trajet
Une personne qui dispose d'une liste dédiée aux appels téléphoniques à passer profite d'un trajet en voiture pour en traiter plusieurs d'un coup, sans avoir eu besoin de réfléchir à quoi faire de ce temps disponible.
Regrouper les tâches par lieu
Quelqu'un qui maintient une liste des tâches à faire lors de son passage en magasin évite les allers-retours inutiles en regroupant ses courses avec d'autres démarches nécessitant un déplacement similaire.
Pour aller plus loin
Ce résumé n'est qu'un aperçu. Pour explorer en profondeur le raisonnement complet de David Allen et tous les exemples originaux du livre, la lecture intégrale de Getting Things Done reste incontournable.
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